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任务清单

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“永锡,我还是搞不大清楚任务清单和下一步清单有何不同?”
北京快乐8   5/18是我一日的时间管理研习会,因此,比起以往,我有了更多的时间好好解是时间管理的流程,以及不同高度的时间管理。在课堂中,大家很有兴趣,但是却觉得不容易上手的部份,就是任务的管理。

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  任务清单为甚么不容易管理呢?这是因为要管理好任务清单有三个动作,首先是要列出一个任务清单,其次,要将每一个单一任务做好规划,并找出合适的下一步行动,最后则是要管理好这些因任务产生的下一步行动。很多人把这三个动作分不清楚,想要一次到位,就会觉得很复杂,要是一个一个动作分开来讲,那就简单多了。

(1)任务清单不过是一张纸

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  “请问你的任务清单就只是一个清单吗?”我有点害羞的问
  “对啊,就一张请单,一周检视一次”,David Allen坐在椅子上,轻松地回答
  “不用和下一步清单连结,不用其他的软体来管理?”我急忙的追问着
  David Allen看了我一眼,好像任务我提出一个关键的问题,随手抽出一张白纸,在我眼前摇一摇,一面说“是的,任务清单不过是一张纸”

  DANGCHANGWOZHENDECHAOJIXINGFEN,YUANLAIRENWUQINGDANSHIHENJIANDANDE,JIUSHIYIGEGEWENZIMIAOSHUDERENWUQINGDAN,BUXUYAOHEXIAYIBUQINGDANZUOYIDADUIDELIANJIE,JIUSHILIANGGEQINGDAN,YIGESHIXIAYIBUXINGDONGQINGDAN,YIGESHIRENWUQINGDAN。ZHEIYERANGWOGAIBIANLEYUNYONGRENWUQINGDANDEFANGSHI,ZHENGGEXITONGBIANDEGENGJIAJIANDAN,MEIZHOUJIANSHIKEYIYIXIAZIJIUWANCHENGLE。

  回来台湾,为任务这个概念设计icon时,我选择了一个赛车旗,因为我觉得描述任务,就像是设定赛车的终点线,当我们跑过终点,就有人大力挥动赛车旗,告诉我们到达目标了。任务清单,就是所有任务的终点线清单一览表,难怪David Allen说了这句话“任务清单不过是一张纸”。

(2)用心智图做好任务规划

  我还体会到一件事情,写下任务清单和规划任务是两回事,任务清单只是写下现有任务的一览表,但是任务规划,则是要将单一任务的相关资讯放在一起,整理、分析、组织,这时候使用一些工具就是一种很好的选择。

北京快乐8   任务规划时,我觉得心智图是一样很棒的工具,这个在1970年代由英国的托尼•博赞(Tony Buzan)提出的一种辅助思考工具,有以下的好处:

  整体结构很像一个心脏及其周边的血管图,表达出整体感
  利用关键字来连结,可也迅速放入大量资讯,适合在brain strom时使用
  运用线条及符号来建立逻辑的脉络,并很容易搬动分类(尤其是用电脑程式时)

  我自己从2000年开始从台湾孙易新老师身上学到心智图,觉得真的是一项非常好用的工具,不论使用纸笔或是电脑,都能够迅速将我们思考的资料,做妥善的整理,并进而找出任务的下一步行动。但是心智图也有其缺点,因为其属于发散性的思考,要做好任务规划时,一大堆的下一步行动,会让人迷失焦点。此时,必须要做好收敛的动作(从一堆可以做的行动中,找出关键行动),并列入任务清单或下一步行动清单来管理。

(3)管理好任务的下一步行动清单

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  组成了下一步清单后,还是藉由场合的概念批次处理,节省我们许多的时间。这样一个下一步清单,也要搭配行云流水的工具使用才能产生效益,有些人会采用一些任 务管理的软体如PC上面的mindmanager、Bonsai等,或是苹果电脑上面的iGTD等,像David Allen则只是待办事项中的一个分类,每周检视再新增下一步行动到待办事项其他场合分类。也有人利用万用手册的一页作为任务清单,检视后,加入新的下一步行动,大家可以依照自己的工具使用方式,采取合适的方法。

结语

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